065: Die Kunst des Loslassens – Vom Leistungserbringer zum Gestalter in deinem Unternehmen!

So unterschiedlich die Themen „Qualitätsschwankungen“, „Geschäftsführer im Dauerstress“ und „generelle Zukunftssorgen“ erscheinen mögen – sie haben eine gemeinsame Ursache.

Diese gemeinsame Ursache ist, dass Geschäftsführer in mittelständischen Unternehmen ihre Arbeitszeit zum Großteil in der Leistungserbringung ihrer Firma aufwenden.

Sie sind aktiv involviert in die Auftragsplanung, Produktion / Dienstleistung, Auslieferung und die Kundenbetreuung.

Deswegen bleibt ihnen nicht genügend Zeit übrig, um langfristig wirksame Lösungen für die genannten Themen zu erarbeiten.

Ich nenne das die „Keine-Zeit-für-nix-Falle“.

Meine These ist: Gib als Unternehmer deine Aktivitäten im Rahmen der Leistungserbringung an deine Mitarbeiter ab, automatisiere sie oder source out.

Zumindest so weit wie irgend möglich.

AN statt IN der Firma arbeiten, heißt die Devise. Mittlerweile oft zitiert, doch selten realisiert.

Woran liegt das? Warum schaffen es viele Unternehmer wider besseren Wissens nicht, sich aus der Leistungserbringung ihrer eigenen Firma herauszunehmen? Und was muss ich tun, um das zu erreichen?

Diese Fragen beantworte ich in meiner neuen Podcastfolge Nummer 65 (Link zur Folge in den Kommentaren).

Wie siehst du das? Hast du dich in deiner Firma aus der Leistungserbringung verabschiedet oder sind es genau diese Arbeiten, die dich so richtig motivieren? Schreibe mir deine Erfahrungen gern in die Kommentare.

Worum geht’s?

Wenn du wissen willst, was der wichtigste Schritt ist, um dich aus der Keine-Zeit-für-nix-Falle als Unternehmer zu befreien, dann bleib dabei. Wir haben heute wieder ein spannendes Unternehmerthema. Ich spreche heute darüber, warum es so vielen Unternehmern im Mittelstand nicht gelingt, sich aus der Keine-Zeit-für-nix-Falle zu befreien. Und gerade am Schluss dieses Artikels gehe ich konkret darauf ein, wieso viele sich vergebens abmühen, obwohl sie es eigentlich besser wüssten. Also, viel Spaß beim Lesen, Hören oder Anschauen.

Woran erkenne ich die Keine-Zeit-für-nix-Falle?

In meiner täglichen Arbeit mit Geschäftsführern im Mittelstand erlebe ich, dass bestimmte Probleme immer wieder auftauchen. Ich nenne sie Problemsymptome, weil sie nur an der Oberfläche eine Bedeutung haben.

Was für Symptome sind das?

Beispielhaft seien hier einmal drei Problemthemen angesprochen.

Thema Nummer eins sind Qualitätsschwankung in deiner Firma. Das heißt, mal sind die Kunden zufrieden mit eurer Dienstleistung, mit euren Produkten und andermal gibt es Beschwerden, weil die Produkte oder eben die Dienstleistung nicht mit der gewohnten Qualität übergeben und ausgeliefert wird. Das kann auch intern beobachtet werden, dass du als Inhaber siehst, dass deine Mitarbeiter in der Qualität ihrer Arbeitsergebnisse schwanken. Das heißt, manchmal klappt alles und manchmal läuft es völlig anders, als du das selber machen würdest.

Das zweite Thema ist, dass der Inhaber am Rand der Erschöpfungsgrenze agiert. Also völlige Überlastung im Tagesgeschäft, viele, viele Arbeitsstunden in der Woche, täglich 9, 10, 12 und noch mehr Stunden. Das führt dann nicht selten zu chronischen Erschöpfungserscheinungen, sowohl physischer als auch psychischer Art.

Und das dritte Problemthema ist die latente Sorge bis Angst vor dem, was die Zukunft bringen wird. Bürokratiewahnsinn, Fachkräftemangel, die Energiekrise – das sind Themen wo Geschäftsführer im Mittelstand zumindest unbewusst eine Last auf ihren Schultern spüren und denken:

„Was kann ich denn tun, damit all diese Entwicklungen da draußen meine Firma nicht negativ beeinflussen? Wie kann ich denn meine Firma robuster machen, stabiler machen, damit diese ganzen Entwicklungen im Außen keinen negativen Einfluss auf meine Geschäftsergebnisse haben?“

Dieser Druck, den die Ereignisse im Außen erzeugen und verstärken, entsteht dadurch, dass der Unternehmer keine geeignete Strategie hat, wie er diesen Entwicklungen entgegentreten kann.

Die Ursache typischer Probleme im Mittelstand

Wenn du mir schon länger folgst, dann weißt du, dass wir nicht an der Oberfläche bleiben, sondern dass wir die Tiefe tauchen und nach der Ursache suchen.

Hier kommt das Interessante: die Ursache ist oftmals dieselbe für all diese genannten Problemsymptome, die Unternehmer regelmäßig beschäftigen.

Die Ursache für die meisten Probleme in mittelständischen Unternehmen ist, dass der Unternehmer nicht genug Zeit hat, sich um all diese Themen zu kümmern. Und er hat deswegen keine Zeit, weil er direkt in die Produktion oder Dienstleistungserbringung eingebunden ist.

Das heißt: in der Projektplanung, in der Produktion oder Auftragsausführung, in der Auslieferung oder im Kunden-Support ist der Inhaber aktiv beteiligt und das raubt ihm einen großen Teil seiner Arbeitszeit und natürlich auch seiner Energie.

Beispiel 1: einer meiner Kunden betreibt ein Catering-Unternehmen. Wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind – und das passiert öfter als ihm lieb ist – dann setzt er sich selber an Steuer und liefert die Produkte an die Kunden aus.

Beispiel 2: Ein anderer Kunde ist Inhaber einer Elektromontagefirma. Vor unserer Zusammenarbeit hat er viel Zeit damit verbracht, Aufträge zu planen. Auch diese Tätigkeit ist Teil der Leistungserbringung.

Mittlerweile macht er das nicht mehr selbst. Was er getan hat und wie er es geschafft hat, darum geht es hier in diesem Artikel zum Thema „Aufgaben der Leistungserbringung abgeben“.

Also, erste Ursache für die verschiedensten Problemsymptome, die mittelständische Unternehmer regelmäßig erleben, ist, dass der Inhaber keine Zeit hat, sich genau darum zu kümmern.

Dahinter steckt ein weit verbreiteter Irrglaube, den ich bezeichne als Mythos Unternehmertum. Der Mythos vom Unternehmertum besagt, wenn jemand Fachexpertise in einem bestimmten Gebiet besitzt, befähigt ihn das gleichzeitig auch ein Unternehmen zu führen, was in diesem Fachgebiet tätig ist. Das ist natürlich großer Quatsch, aber dieser Glaube ist sehr tief verankert in den Einstellungen der Menschen.

Mehr Zeit als Unternehmer: gib deine Aufgaben zur Leistungserbringung ab

Es ist eigentlich ganz einfach. Als Inhaber eines Unternehmens musst du alles, was mit dem Thema Leistungserbringung zu tun hat, an deine Mitarbeiter abgeben, automatisieren oder outsourcen. Du als Geschäftsführer solltest so wenig wie möglich in die Leistungserbringung deiner Firma eingebunden sein.

Deine Aufgabe als Unternehmer ist nämlich, deine Firma voranzubringen. Das heißt, Strategien zu entwickeln, um gegen die Problemsymptome, die ich am Anfang genannt habe, wirksam vorgehen zu können.

Und deine Aufgabe ist unter anderem auch, die nötigen Ressourcen zu besorgen und bereitzustellen, damit deine Firma die nötigen Ergebnisse für deine Kunden liefern kann.

Das heißt aber nicht, dass du selbst Ausführender bist, der die Ergebnisse erzeugt.

Ohne mich geht’s nicht in der Leistungserbringung, Ronald!

An dieser Stelle begegnet mir häufig ein vehementer Widerstand von Unternehmern.

In unterschiedlicher Form. Manche sehr freundlich, manche sehr bestimmt. Aber inhaltlich kommt immer zum Ausdruck: „Pass auf Ronald, bei uns läuft der Hase anders. Das geht so nicht. Ich muss in der Leistungserbringung aktiv mitwirken, weil…“

Und dann kommt eine Litanei an Ausreden:

• „…nur ich das kann“
• „…ich der Experte bin.“
• „…ich die nötige Ausbildung dafür habe“
• „und die Erfahrung“
• „und die Kunden das so wollen und gewohnt sind von uns“
• bla bla bla bla bla…

Und genau diese Einstellung dahinter führt dazu, dass

• du im Dauerstress bist
• dass die Ergebnisse bei euch in der Firma schwanken in der Qualität.
• du keine Ahnung und keine Strategie dafür hast, wie du mit den Entwicklungen im Außen umgehen sollst, um deine Firma darauf vorzubereiten.

Was tun, um Aufgaben der Leistungserbringung abzugeben?

Die Lösung ist:

Definiere einen Prozess, wie die Leistungserbringung bei dir in der Firma funktioniert und gib dann alle deine Aktivitäten innerhalb dieses Prozesses ab.

Warum einen Prozess definieren?

Ein Prozess ist die Antwort auf die Frage: Wie läuft es bei uns?

Erst wenn bis ins letzte Detail Klarheit darüber herrscht,

• welche Tätigkeiten
• in welcher Reihenfolge ausgeführt werden,
• welche Werkzeuge und Hilfsmittel dafür benötigt werden,
• welche Ergebnisse nach den einzelnen Arbeitsschritten entstehen
• und wer für welche Ergebnisse verantwortlich ist,

kannst du deine Aufgaben wirksam abgeben. Auf Basis der Prozessdefinition können Arbeitsanweisungen erstellt werden, Checklisten angefertigt und nicht zuletzt auch Optimierungsmöglichkeiten erkannt werden.

In diesem Artikel geht es nicht im Detail darum, wie du Prozesse definierst und dokumentierst. Das würde den Rahmen sprengen. Im Wesentlichen sind es drei Schritte, die dich zur Freiheit führen:

Schritt 1: Schreibe die groben Schritte auf, wie eure Leistung entsteht und zu euren Kunden gelangt

Du kannst damit beginnen, indem du dir einmal zwei, drei Stunden Zeit nimmst und Gedanken darüber machst, welche groben Schritte finden denn statt im Moment der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Fertigstellung des Auftrages, bis zur Auslieferung und gegebenenfalls der Nachbetreuung deiner Kunden. Schreib das einmal auf.

Schritt 2: Führe Prozess-Erkundungs-Workshops durch

Und im nächsten Schritt empfehle ich dir, deine Mitarbeiter zu suchen, die an den einzelnen Teilschritten beteiligt sind. Setzt euch gemeinsam zusammen. Nehmt euch einen Vormittag Zeit und erarbeitet mit Hilfe von einfachen Kärtchen oder Post-it-Notes bis auf Tätigkeitsebene, welche Aktivitäten stattfinden innerhalb der einzelnen Arbeitsblöcke.

Ich habe selbst mehrfach solche Prozess-Erkundungs-Workshops geleitet und dabei oft festgestellt, dass die ursprüngliche Reaktion der Beteiligten Fragen wie diese war:

„Wozu machen wir das? Wir wissen doch genau was wir tun! Wir tun das seit vielen Jahren.“

Das Ergebnis war immer das Gleiche. Alle Beteiligten waren erstaunt, was eigentlich alles dazu gehört an Arbeitsschritten, um von Punkt A nach B zu gelangen.

Also mein Impuls an dich heute ist: nimm dir die Zeit mit deinen Mitarbeitern gemeinsam, um herauszufinden, welche Arbeitsschritte nötig sind, um euer Produkt, eure Dienstleistungen an eure Kunden zu bringen.

Schritt 3: Visualisiere und kommuniziere den Prozess

Wenn das geschehen ist, dann dokumentierst du diese Ergebnisse, schreibst das alles auf und visualisierst den Prozess. Visualisiere ihn so, dass du ihn in der gesamten Firma kommunizieren kannst und dass alle Beteiligten verstehen, wie es bei euch läuft.

In dem Moment, wo dieser Leistungserbringungsprozess klar definiert und visualisiert ist, hast du die nötigen Mittel an der Hand, um Entscheidungen zu treffen. Nämlich, was sind die Schritte, in denen du noch aktiv involviert bist bisher? Und was braucht es – welche Kenntnisse, Tools, Ressourcen – damit du Schritt für Schritt für Schritt deine Aufgaben in der Leistungserbringung an deine Mitarbeiter übergeben kannst oder diese Tätigkeiten automatisiert werden können. Mithilfe deines dokumentierten und visualisierten Prozesses fällt dir das jetzt viel viel leichter, denn du hangelst dich an der Prozesskette entlang und triffst entsprechende Entscheidungen.

Vorteile eines Leistungserbringungs-Prozesses

Gleichzeitig ist dieser dokumentierte Prozess die Grundlage dafür, Stellenausschreibungen zu formulieren. Denn dort steht konkret beschrieben, welche Tätigkeiten, welche Verantwortungen und welches Know-how benötigt wird, um an einer bestimmten Stelle ein Zahnrädchen in deinem Unternehmenssystem zu sein.

Das hindert Unternehmer, den Leistungserbringungs-Prozess zu definieren

Interessanterweise ist das Thema Prozessentwicklung für die Leistungserbringung nichts grundsätzlich Neues. Es gibt viele, die davon schon gehört haben. Es gibt viele, die mit Beratern und Coaches zusammen schon einmal Prozessdefinitionen gemacht haben.

Und dann ist das Ganze irgendwie wieder eingeschlafen. Das ist der entscheidende Punkt.

Warum gelingt es vielen Mittelständlern nicht, den Produktionsablauf oder die Dienstleistungserbringung in einen systematischen Prozess zu bringen?

Die drei wesentlichen Ursachen haben mit deinem Ego zu tun.

Was meine ich das?

Ursache 1: Viele Unternehmer definieren sich darüber, was sie wissen, was sie können und was sie tun.

Wenn du Experte in deinem Fachgebiet bist, dann ist das ein angenehmer Zustand, denn deine Kunden und deine Mitarbeiter honorieren dein Expertenwissen und belobigen dich dafür regelmäßig. Vielleicht wirst du sogar als Koryphäe auf deinem Gebiet angehimmelt.

Deswegen führst du diese Tätigkeiten sehr gern aus, weil das Feedback von draußen ein schönes und angenehmes ist. Und jeder Gedanke, der dich davon überzeugen möchte, diese Tätigkeiten aufzugeben und an Mitarbeiter auszulagern, wird sofort von deinem Egoverstand bekämpft. Der möchte nämlich nicht, dass sich irgendetwas ändert.

Also liefert er dir hervorragende Ausreden, die du alle kennst. Zum Beispiel:

• „Meine Kunden wollen, dass ich persönlich mich um sie kümmere.“
• Oder: „ich bin der einzige hier, der das überhaupt kann.“
• „Ich habe die meiste Erfahrung.“
• „Ich mache das schon seit vielen, vielen Jahren.“

Ursache 2: Du fühlst dich sicher in dem, was du tust. Weil du es schon lange und erfolgreich tust, hast du dir deine eigene Komfortzone erschaffen.

Diese Komfortzone zu verlassen und zu sagen, ich mache jetzt was ganz Neues, ich kümmere mich um Unternehmeraufgaben anstatt um die Produktion oder die Dienstleistung meines Unternehmens – das macht Angst. Das ist was ganz Neues.

Denn plötzlich besteht die Gefahr, dass du in diesen neuen Tätigkeiten nicht mehr der Experte bist, sondern ein Rookie, dass du Fehler machen wirst, dass die Leute das merken, dass du Fehler machst.

Das macht uns Angst. Also lieber alles beim Alten belassen und weiter in der Produktion und Dienstleistungserbringung tätig sein.

Ursache 3: ein weiterer Gedanke blockiert die Bemühungen vieler Unternehmer und zwar: Ich habe ja gar keine Mitarbeiter, die diese Tätigkeiten für mich machen können. Ich finde keine. Das Stichwort Fachkräftemangel oder wenn, dann kann ich sie nicht bezahlen, weil ich nicht genug Geld habe.

Doch das ist ein fataler Teufelskreis. Denn du hast nicht genug Geld, um die passenden Mitarbeiter zu finden, weil die ganze Firma ineffizient läuft. Das heißt, weil du in der Auftragserfüllung deine Zeit investierst, fehlt dir diese Zeit am anderen Ende, um dich um die wichtigen unternehmerischen Aufgaben zu kümmern, nämlich:

• Wie kriege ich Wachstum zustande?
• Wie führe ich mein Unternehmen zu mehr Umsätzen, mehr Aufträgen, mehr Kunden?
• Wie gewinne ich die passenden Mitarbeiter für meine Firma?

Das sind alles Aufgaben, die eigentlich auf deinem Schreibtisch liegen, für die du aber keine Zeit hast, weil du in der Leistungserbringung involviert bist.

Fazit: Leistungserbringung ist nicht dein Job

Wenn es folgende Problemsymptome bei dir in der Firma gibt:

Problemsymptom 1: Die Qualität deiner Dienstleistung oder deiner Produkte schwankt.

Problemsymptom 2: Du fühlst dich häufig überlastet. Leidest unter Dauerstress.

Problemsymptom 3: Du fühlst eine latente Sorge vor den Entwicklungen im Außen, weil dir die Strategie fehlt, wie du dein Unternehmen stabiler aufstellen kannst.

Dann liegt die Ursache darin begründet, dass du zu wenig Zeit hast, um dich der Lösung dieser Themen zu widmen. Und du hast zu wenig Zeit, weil du noch aktiv in deiner Firma arbeitest und das zu einem großen Teil in der Leistungserbringung, also Produktion oder in der Dienstleistung und der Unterstützung deiner Kunden.

Die Lösung heißt: gib alle deine Aufgaben im Rahmen der Leistungserfüllung ab, übergib sie an deine Mitarbeiter. Das funktioniert am nachhaltigsten und wirksamsten, wenn du gesamte Leistungserbringung in einen systematischen Ablauf bringst, die nötigen Schritte definierst, dokumentierst und visualisierst, also einen effizienten Leistungserbringungsprozess erschaffst.

Wenn bei diesem Gedanken Widerstände entstehen, indem deine innere Stimme dir einflüstert: „so ein Quatsch, was labert der da, bei uns läuft der Hase ganz ganz anders!“, dann ist es ein Zeichen dafür, dass dein Egoverstand dich davon abhalten will zu wachsen. Solange ihm das gelingt, hält er auch deine Firma davon ab zu wachsen.

Also, frage dich, bringt das, was der Verstand mir einflüstern will, mich in großen Schritten zu meinem Ziel?

Wenn die Antwort Nein lautet, dann hast du heute einen wichtigen Schritt erfahren, wie du dich aus der selbst erschaffenen Geld-gegen-Zeit-Falle als Unternehmer befreist.

In diesem Sinne wünsche ich dir weiterhin viel unternehmerischen Erfolg. Bleib gesund. Bleib neugierig.

Ronald