#056: So bekommst du endlich deine wichtigsten Projekte erledigt

Worum geht’s

In diesem Artikel geht es um die Frage: wie kannst du als Geschäftsführer deines eigenen Unternehmens mehr schaffen – ohne noch mehr Arbeitszeit investieren zu müssen? Denn – seien wir einmal ehrlich – wir wollen doch alle mehr Themen erledigt bekommen.

Vielleicht kennst du das: du nimmst dir für deinen Arbeitstag oder die ganze Woche bestimmte Themen vor. Nach Ablauf der geplanten Zeit stellst du fest: „Ich bin wieder einmal zu nichts gekommen, weil ständig irgend etwas dazwischen gekommen ist.“

Warum das so ist, dazu will ich an dieser Stelle gar nicht ins Detail gehen.

Ich möchte dir statt dessen einen handfesten Tipp mitgeben, den du ab sofort einsetzen kannst, um in deiner verfügbaren Zeit mehr von dem zu schaffen, was wirklich erledigt werden muss. Und das natürlich, ohne noch mehr arbeiten zu müssen.

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Warum schreibe ich über Produktivität für Unternehmer?

Zeitmanagement bedeutet nichts anderes als Lebenszeit-Management. Es geht um nichts geringeres als deine Lebenszeit! Wenn du also deine Lebenszeit mit Aufgaben, Themen oder Menschen verbringst, die dein Business und dich nicht voranbringen, dann ist das nichts anderes als verschwendete Lebenszeit.

Wir alle haben nur dieses eine Leben hier auf unserem schönen Planeten. Deswegen lautet meine Devise: mach das Beste daraus! Auch und gerade als Geschäftsführer und Unternehmer.

Mein Tipp: Plane Zeit für fokussiertes Arbeiten fest in deinem Kalender ein

Nun zu meinem Tipp für mehr Produktivität als Unternehmer: blockiere feste Zeiten in deinem Kalender, an denen du fokussiert an einer wichtigen Aufgabe arbeitest.

Das klingt simpel. Und diesen Tipp hast du wahrscheinlich schon öfter gehört. Ich will dich heute dazu animieren: tue es. Probiere es einmal aus.

Wie plane ich Fokusarbeit am besten ein?

Wenn du einen Blick in die aktuelle Woche in deinem Kalender wirfst, siehst du wahrscheinlich schon anstehende Termine zu festen Zeitpunkten eingetragen. Zum Beispiel interne Meetings oder Gesprächstermine mit Kunden.

Zeit für fokussiertes Arbeiten betrachtest du wie diese festen Termine. Das heißt, du blockierst feste Zeiträume in deinem Kalender und notierst dazu das Stichwort Fokusarbeit.

Entscheidend ist, dass du diese Termine mit dir selbst nun konsequent einhältst. In dieser Zeit widmest du dich ausschließlich dieser einen wichtigen Aufgabe. Dabei vermeidest du jegliche Ablenkung.

Meine Erfahrung mit geplanter Fokuszeit

Fokusarbeitszeit als fixe Blöcke in den Kalender einzutragen, hat meine Produktivität spürbar gesteigert. In früheren Jahren habe ich das nicht – oder nicht konsequent – getan.

Die Folge war, dass meine Arbeitstage meist so verliefen, wie andere Menschen es wollten. Denn wenn du Geschäftsführer in deiner Firma bist, wird es immer jemanden geben, der an deinem Rockzipfel zerrt, etwas von dir will.

Mitarbeiter wollen genau jetzt eine Frage oder ein Problem von dir gelöst haben. Kunden haben ein dringendes Supportanliegen. Lieferanten wollen Rücksprache halten…

Es gibt immer jemanden, der deine Zeit und Aufmerksamkeit haben will!

Wenn du also nicht aktiv deine Zeit verplanst, übernehmen andere Menschen das für dich ganz automatisch.

Wie viel Zeit soll ich für Fokusarbeit am Stück blockieren?

Wie viel Zeit du dir am Stück für konzentriertes Arbeiten an wichtigen Themen blockierst, kann stark variieren. Probiere aus, was für dich gut funktioniert.

Für mich funktionieren Zeitblöcke von 90 Minuten sehr gut. Du kannst kürzere Zeitblöcke wählen, zum Beispiel 30 Minuten, 45 Minuten oder 60 Minuten.

Natürlich kannst du auch etwas längere Zeitblöcke wählen – etwas zwei Stunden. Längere Blöcke als zwei Stunden empfehle ich nicht. Gerade wenn du Kreativ- oder Wissensarbeiter bist, solltest du dich nach spätestens zwei Stunden einmal vom Schreibtisch entfernen und etwas bewegen.

Also, probiere es aus. Wie schon geschrieben, funktionieren 90-Minuten-Blöcke für mich am besten. Davon blockiere ich mir vier bis fünf Blöcke pro Woche in meinem Kalender.

Wenn du bisher nicht mit Fokuszeit gearbeitet hast

Wenn du bisher noch keine festen Zeitblöcken für konzentriertes Arbeiten einplanst, beginne ruhig mit einem festen Zeitblock in der Woche. Trage dir diesen Zeitblock fest in deinen Kalender ein.

Das Entscheidende ist, diesen Zeitblock nun konsequent einzuhalten. Ich kann das nicht oft genug betonen, denn genau darin liegt für viele Geschäftsführer die große Schwierigkeit.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Fokusarbeit?

Auch für die Wahl des richtigen Zeitpunktes zum fokussierten und kreativen Arbeiten gilt: probiere es aus.

Ich lege meine Zeitblöcke für Fokusarbeit immer auf den Vormittag. Denn ich habe herausgefunden, dass meine produktivste Zeit zwischen 7 Uhr und 11:30 Uhr liegt. Bei dir kann das ein ganz anderer Tageszeitpunkt sein.

Die Bedeutung natürlicher Rhythmen

Genetisch unterscheiden wir uns nicht von unseren indigenen Vorfahren, die vor 100.000 Jahren lebten. Selbst zu den Menschen, die vor ein bis zwei Millionen Jahren lebten, unterscheiden wir modernen Menschen uns nur unwesentlich.

All unsere Urmütter und -väter lebten im Rhythmus der Natur – wie alle anderen Lebewesen auch. Die Natur gibt Rhythmen vor wie Tag und Nacht, Jahreszeiten, Regen- und Trockenzeiten, Zeiten der großen Tierwanderungen.

Nach diesen Rhythmen richteten unsere Vorfahren ihr Leben aus. Dieses Verhalten ist noch tief in uns verankert. Unser Körper funktioniert deswegen ebenso zyklisch, Stichwort Hormonausstoß. Das Hormon Melatonin regelt beispielsweise unseren Wach-Schlaf-Rhythmus.

All diese natürlichen Rhythmen wirken sich nach wie vor auf uns aus und somit auch auf unsere Arbeitszeit und Produktivität.

Deswegen ist es sinnvoll, sich an den eigenen Rhythmen zu orientieren. Um konzentriert arbeiten zu können, müssen wir wach und ausgeruht sein und wir brauchen Energie. Deswegen ist es sinnvoll, dass du deine Fokuszeit an deinen natürlichen Rhythmus anpasst.

Für welche Aufgaben brauche ich Fokuszeit?

Die Fokusarbeitszeit ist für wichtige Aufgaben gedacht, die erledigt werden müssen und die Konzentration und Gehirnarbeit erfordern. Die meisten Aufgaben eines Unternehmers fallen darunter.

Planungsaufgaben sind eine weitere Kategorie: ein Kundenprojekt planen, eine Verkaufsstrategie entwickeln oder die Quartalsplanung für dein Unternehmen fallen darunter.

Deine Fokuszeit kannst du auch einsetzen, um Dokumentenstapel abzuarbeiten. Als Geschäftsführer gibt es immer wieder Situationen, in denen du dich persönlich um bestimmte behördliche oder finanzielle Themen kümmern musst.

Bestens geeignet ist die Fokuszeit für kreative Tätigkeiten: wenn du neue Produkte oder Dienstleistungen erschaffst. Oder wenn du das Thema einer neuen Marketingkampagne entwickelst.

Akzeptiere keine Ablenkung in deiner Fokuszeit

Das Wichtigste bei der Arbeit mit fixen Arbeitszeitblöcken ist, dass du dich nicht ablenken lässt. Ablenkung kommt stets von außen. Deswegen ist es deine Verantwortung, Ablenkung nicht zuzulassen und mögliche Störquellen zu minimieren.

Das heißt für die meisten Menschen: lege dein Smartphone außer Reichweite. Am besten in einen anderen Raum. Zu groß ist der Impuls, nur mal schnell die eingetroffenen Nachrichten zu checken.

Wenn Fokusarbeitszeit ist, dann ist die Bürotür geschlossen. Deine Mitarbeiter wissen, dass du nicht zu sprechen bist. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass du lernst „Nein“ zu sagen.

Schalte alle Kommunikationskanäle ab, die dich unterbrechen könnten: Slack, Teams, WhatsApp und so weiter. Push-Benachrichtigungen („Neue Nachricht eingetroffen“) solltest du generell deaktivieren, wenn du produktiver werden willst. Das gilt für Messenger-Dienste ebenso wie für E-Mail. In den Einstellungen der Apps und Programme kannst du konfigurieren, dass du weder einen Signalton noch eine leuchtende LED oder eine eingeblendete Infomeldung haben willst, wenn neue Nachrichten eintreffen.

Musik kann konzentriertes Arbeiten unterstützen

Sehr gut funktioniert für mich, passende Musik zu hören, während ich hochkonzentriert arbeite. Die Betonung liegt dabei auf passend. In meinem Fall ist das low beat oder zero beat Musik ohne Gesang.

Ich höre in diesem Zusammenhang viel elektronische Musik, vor allem so genannten Alpha Wave Music. Andere passende Begriffe für deine Suche bei einem Streamingdienst sind focus music, deep work music, study music, binaural beats, brain wave music.

Da findest du tonnenweise Musik, die den deep work Modus unterstützen. Teilweise regen bestimmte Frequenzen deine Gehirntätigkeit zusätzlich an.

Welche Musik dir Energie verleiht und nicht raubt, musst du für dich selbst herausfinden.

Fazit

Wenn du als Geschäftsführer produktiver werden willst, ohne mehr arbeiten zu müssen, dann nutze deine verfügbare Zeit besser. Ein Weg dazu ist, feste Zeitblöcke in deinem Kalender zu blockieren, in denen du dich fokussiert wichtigen Themen und Aufgaben widmest.

Während dieser fest eingeplanten Fokusarbeitszeit akzeptierst du keine Ablenkung und vermeidest sämtliche Störquellen.

Wie du weißt, hilft kein Tipp der Welt, wenn du ihn nicht umsetzt. Deswegen fange jetzt gleich an, dir einen oder zwei Zeitblöcke zwischen 30 und 120 Minuten in deinen Kalender einzutragen.

Mache es dir zur Gewohnheit, diese Zeitblöcke ab sofort in deiner Wochenplanung zu berücksichtigen.

Sprich offen darüber mit deinen Mitarbeitern und Kunden, dass du während bestimmter Zeiten für sie nicht erreichbar bist. Wenn du den Menschen erklärst, dass du dadurch als Geschäftsführer produktiver wirst und das letztendlich allen zugute kommt, wirst du Verständnis bekommen.