#054: Die einzige Zeitmanagement-Methode, die du als Unternehmer brauchst

Im Grunde meines Wesens bin ich faul. Richtig faul.

Schon seit ich denken kann, versuche ich, mich um unnötige Arbeit zu drücken. Vor allem um die Arbeit, deren Sinn ich nicht erkennen kann.

Zum Beispiel Staubwischen. Als ich ein Kind war, wurde jeden Samstag bei uns zuhause sauber gemacht. Staubsaugen, den Fußboden wischen – und eben staubwischen. Dabei hatte ich den Eindruck, dass der Staub mit dem trockenen Staubtuch einmal kurz aufgewedelt wurde – nur um einen Tag später wieder an der selben Stelle zu liegen.

Geschäftsführer des eigenen Unternehmens zu sein, bedeutet leider sehr viel Arbeit. Das habe ich lange Jahre aus erster Hand erfahren.

Deswegen war ich von Anfagn an fasziniert von der Idee, dass ein systematisches Vorgehen – eine Methode – mir helfen kann, in weniger Arbeitszeit mehr erledigt zu bekommen.

„Time Power“ von Brian Tracy war das Buch, mit dem meine Reise zum Thema „Zeitmanagement und Produktivität“ begann. Seitdem lässt mich eine Frage nicht mehr los: wie bekomme ich mehr erledigt, ohne dafür mehr rackern zu müssen?

Viele weiter Bücher, Hörbücher, Blogartikel, Seminar & Workshops zum Thema Produktivität als Unternehmer folgten.

Ich habe Vieles ausprobiert. Mal mit mehr, mal mit weniger Erfolg.

Erst Jahre später stieß ich während eines Coachings zum Thema „Flow & Selbstbestimmtes Leben“ auf eine simple Methode, die für mich wirklich funktionierte.

In der Podcastfolge 054 stelle ich dir die Methode vor, die schon seit über 100 Jahren einigen der erfolgreichsten Unternehmer der Welt zu ihrer imensen Produktivität verholfen hat.

Du lernst in dieser Folge, wie die Methode funktioniert. Und du erfährst das Geheimnis, warum sie so unglaublich effektiv ist.

Wie du sichergehen kannst, dass du das Maximum an Produktivität in deinem Arbeitstag erreichst und das
bei minimalem Arbeitsaufwand, das wusste vor über 100 Jahren schon der amerikanische Kommunikationsexperte und Unternehmensberater Ivy Lee. Dessen spezielle To-Do-Listen Methode hilft mir außerordentlich gut, seit ich sie vor Jahren kennengelernt habe.

Und ich muss gestehen, dass ich bis dahin ein wahrer Methoden- und To-Do-App Junkie war. Aller paar Monate habe ich ein neues System oder eine neue Top-Software ausprobiert. Doch keines davon war so wirkungsvoll und hat meine Produktivität derart verbessert, wie die 6-Punkte-Methode von Ivy Lee. Deswegen möchte ich sie nun gern mit dir teilen.

Hier ist die Geschichte dazu.

Die Story hinter der Methode

Charles M. Schwab war im Jahre 1918 Präsident der Bethlehem Steel Corporation, seinerzeit der größte Schiffsbauer und zweitgrößte Stahlproduzent Amerikas. Schwab war damals einer der reichsten Menschen der Welt.

Ein Teil seines Erfolgsgeheimnisses war, dass er sich beständig die Frage stellt, wie Bethlehem Steel noch produktiver werden könnte. Und so arrangierte er ein Treffen mit dem hoch angesehenen Kommunikations- und Unternehmensberater Ivy Lee.

Er forderte Lee dazu auf, ihm und seinen Managern dabei zu helfen, in der verfügbaren Arbeitszeit mehr Dinge erledigt zu bekommen. Und er fragte Lee, wie viel Zeit er für diese Aufgabe bräuchte und was sein Einsatz kosten solle.

Ivy Lee antwortete Schwab, dass er ihm helfen könne und dass er dazu 15 Minuten mit ihm und seinen Top-
Managern bräuchte. Kosten würden diese 15 Minuten gar nichts. Schwab und seine Leute sollten die gelernte Methode für drei Monate konsequent anwenden. Wenn sie ihnen hilft, dann möge Charles Schwab ihm soviel bezahlen, wie er für angemessen hielt. Das war ein erstaunliches Angebot, finde ich.

Lee muss von seiner Methode sehr überzeugt gewesen sein, dass er auf weit mehr Honorar bei Zufriedenheit seines Kunden hoffte, als sein eigentlicher Arbeitseinsatz je hätte einbringen können.

Und tatsächlich. Nach drei Monaten trafen sich Schwab und Lee erneut. Schwab zeigte sich hochzufrieden mit den Ergebnissen, die seine Leute mit der Methode von Lee erreicht hatten. Er überreichte Lee einen Scheck in Höhe von USD25.000. Das entspräche heute in etwa einem Honorar von rund USD400.000!

Wie funktioniert die 6-Punkte-Methode nach Ivy Lee?

Was hat Ivy Lee Charles Schwab nun empfohlen? Lee forderte Schwab und dessen Führungskräfte auf, drei Monate lange an jedem Arbeitstag diese fünf Schritte zu befolgen:

	Schreibe am Ende eines jeden Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben in eine Liste, die du unbedingt am nächsten Tag erledigen musst. Es können weniger als sechs Punkte sein doch keinen Fall mehr.
	Ordne deine Aufgaben nun nach Priorität. Schreibe dazu in eine zweite Liste als erstes die Aufgabe aus Liste 1, die höchste Priorität hat. Schreibe darunter die Aufgabe mit zweit höchster Priorität und so weiter, bis alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge untereinander stehen.
	Wenn du am nächsten Tag deine Arbeit beginnst, starte direkt mit der Aufgabe 1 auf deiner geordneten Liste und arbeite ausschließlich an dieser Aufgabe. Arbeite so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie komplett erledigt hast. Kommt etwas dazwischen, zum Beispiel ein Anruf oder ein unvorhergesehenes Meeting, dann kehre danach sofort zu Aufgabe 1 zurück.
	Wenn du die wichtigste Aufgabe erledigt hast, widme dich der zweiten Aufgabe auf deinem Zettel. Danach Aufgabe Nummer drei und so weiter. Wenn du heute nicht alle sechs Aufgaben erledigen kannst, ist das nicht schlimm. Selbst wenn du nur eine oder zwei Aufgaben geschafft hast, kannst du dir sicher sein, das Wichtigste des Tages erledigt zu haben.
	Wirf am Ende deines Arbeitstages deine Tagesliste weg und starte wieder mit Punkt 1. Nicht erledigte Aufgaben können dabei auf die neue Liste übertragen werden. Es kann jedoch ebenso passieren, dass zwischenzeitlich neue Aktivitäten von hoher Priorität hinzugekommen sind. Deswegen empfehle ich, die wichtigsten Aktivitäten täglich neu prüfen und zu notieren.

Warum ist die Methode so effektiv?

Wir könnten leicht vermuten, dass hinter einem 400.000-Dollar-Vorschlag eine komplexe Methode steckt. Doch statt dessen ist diese denkbar einfach. Was macht diese 6-Punkte-Methode nun so unglaublich wirkungsvoll? Lass uns dazu einmal überlegen, welche Aspekte im Spiel sind, wenn wir ineffizient, ja oftmals sogar ineffektiv arbeiten.

Prokrastination

Zum einen ist das die Prokrastination. Ein sperriges Wort, dass erst in den letzten 20 Jahren in Mode gekommen ist. Der Volksmund kennt diese Erscheinung hingegen schon ewig unter der Bezeichnung „Aufschieberitis“.

Aufschieberitis ist, wenn wir etwas tun obwohl wir eigentlich etwas ganz anderes tun sollten. Also wenn wir statt mit unserer Arbeit am Morgen zu beginnen, erst einmal Instagram checken und YouTube schauen. Und wenn wir uns Vormittags halb zehn schon den dritten Kaffee in der Büroküche holen. Oder wenn wir erst einmal nach einer neuen coolen App recherchieren, die uns bei der Organisation unserer Aufgaben vielleicht nützlich sein könnte, anstatt dass wir die eigentliche Aufgabe tatsächlich bearbeiten.

Warum prokrastinieren wir aber wider besseren Wissens? Das hat wahrscheinlich viel mit Unsicherheit und Ängsten zu tun.

Stell dir vor, du hast ein richtig großes Projekt vor dir. So etwas kann uns leicht überwältigen. Wir wissen gar nicht, wo wir anfangen sollen. Wir fühlen uns überfordert, haben Angst, etwas falsch zu machen. Also wenden wir uns einer „leichteren“ Aufgabe zu. Wir checken schnell noch einmal unsere E-Mails, holen uns erst einmal einen Kaffee… Dabei fühlen wir uns sicher. Und so belohnen wir unser Gehirn mit vermeintlichen Erfolgserlebnissen.

Multitasking & Multifokus

Der zweite Aspekt, der unsere Produktivität stark beeinflusst, ist ineffizientes Arbeiten durch Multitasking. Noch immer glauben viele Menschen, dass sie aufgrund der modernen technischen Möglichkeiten ständig in Kommunikationsbereitschaft sein müssen. Wer es zulässt, wird im Laufe eines Arbeitstages oft zehnmal oder mehr aus seiner Tätigkeit herausgerissen. Ein unerwarteter Telefonanruf, ein Kollege kommt zur Bürotür rein. Schon wieder fünf neue E-Mails im Postfach. Bei Slack, Teams oder Trello leuchten ständig entsprechende Symbole, die Neuigkeiten ankündigen, auf die wir reagieren sollen.

Ich denke, echtes Multitasking ist nur dann möglich, wenn die auszuführenden Tätigkeiten bereits im Unterbewusstsein gelandet sind – sie uns also in Fleisch und Blut übergegangen sind. Wenn wir Auto fahren, dann können wir gleichzeitig den Gang wechseln und uns dabei noch mit unserer Beifahrerin unterhalten.

Doch wenn Tätigkeiten anspruchsvoller sind und Konzentration oder Kreativität erfordern, dann funktioniert Multitasking nicht. Denn der Teil unseres Gehirns, der bewusste Handlungen steuert, kann sich nur auf eine einzige Aktivität konzentrieren. Kommt eine andere Aktivität hinzu, so unterbrechen wir die erste für einen Moment, um uns der zweiten zu widmen. Erst wenn diese erledigt ist, wenden wir uns der ersten Aktivität wieder zu. Dabei entstehen enorme Verluste.

Denn wir müssen uns jedes Mal neu in die jeweilige Situation und Aufgabe hineindenken. Durch ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben und Arbeiten vergeuden wir viel Zeit und Energie. Und obwohl wir den ganzen Tag beschäftigt waren, waren wir wenig produktiv.

Die Vorteile der 6-Punkte-Methode

Die Methode von Ivy Lee hilft uns dabei, Aufschieberitis zu verringern. Indem wir bereits am Abend des Vortages überlegt haben, welche Aufgaben heute erledigt werden müssen, verschaffen wir uns Klarheit und damit Sicherheit. Außerdem unterstützt sie uns, uns auf jeweils eine Aktivität zu fokussieren. So vermeiden wir Multitasking und bekommen in deutlich weniger Zeit viel mehr geregelt. Hier sind die Vorteile der 6-Punkte-Methode auf einen Blick:

Die Geschichte von Ivy Lee und Charles M. Schwab wird in unzähligen Artikeln, Büchern und Blogbeiträgen immer wieder erzählt. Wenn einzelne Details auch unterschiedlich dargestellt werden, der Wirksamkeit der Methode tut das keinen Abbruch. Ich habe diese Story erstmals von Dr. Gerhard Huhn zu hören bekommen, wofür ich ihm bis heute sehr dankbar bin.

Woher weiß ich, welche Aufgabe am wichtigsten ist?

Bleibt die Frage, wie wir unter dem schier endlosen Berg an Aufgaben diejenigen herausfinden, die am nächsten Tag höchste Priorität haben. Mit dieser Entscheidung steht und fällt der Erfolg der Methode. Diese Frage umfassend zu beantworten, würde den Rahmen dieser kleinen Anleitung sprengen. Ein guter Einstieg ins Thema ist das Buch „The ONE Thing“ von Gary Keller.

Damit du als Geschäftsführer und Unternehmer mehr Zeit für die wichtigen Projekte gewinnst, musst du mehr an deiner Firma und weniger in deiner Firma arbeiten. Das heißt, statt hauptsächlich im Tagesgeschäft zu arbeiten, kannst du dich den eigentlichen Unternehmeraufgaben widmen.