#014: 7 Entwicklungsschritte zum ausgereiften Unternehmen, das gesund wachsen und dir wahre Freiheit verschaffen kann

Worum geht’s?

In diesem Artikel möchte ich dir ein Konzept vorstellen, dass vor allem dann für dich interessant sein kann, wenn du bereits ein eigenes kleines Business hast. Doch auch wenn du noch kein eigenes Unternehmen hast, aber davon träumst, eines Tages dein eigenes Ding zu machen, finde ich es sinnvoll, wenn du schon einmal davon gehört hast, wie du ein ausgereiftes Unternehmen entwickeln kannst. Je eher du dieser Denkweise in Berührung kommst, desto hilfreicher kann sich das auf dein eigenes Gründungsvorhaben auswirken.

Mit diesem Artikel bekommst du eine Idee davon, was richtig erfolgreiche, ausgereifte Firmen von all den anderen unterscheidet. Und du bekommst einen praxiserprobten Fahrplan zu deinem eignen ausgereiften Unternehmen. Dieser Fahrplan bringt dich immer ins Ziel, egal ob du bei Null startest oder schon länger im Business unterwegs bist.

Was ist ein ausgereiftes Unternehmen?

Kindheit, Heranwachsen, Reife – die Entwicklungsphasen kleiner Unternehmen

In der Podcast-Episode 005 habe ich dir die drei typischen Entwicklungsphasen kleiner Unternehmen vorgestellt. Diese Phasen beschreiben, in welchem Reifestadium sich eine Firma befindet. Interessanter Weise ist das Reifestadium einer Firma nicht an deren Alter in Jahren gekoppelt. Vielmehr ist es eine Zustandsbeschreibung, wie die Dinge in der jeweiligen Firma ablaufen. Eine Firma kann also schon zehn oder noch mehr Jahre tätig sein und trotzdem kann sie sich im Stadium der Kindheit oder des Heranwachsens befinden.

Ein Business im Reifestadium „Kindheit“ ist leicht zu erkennen: Inhaber:in und Unternehmen sind ein und dasselbe. Oft heißen die Unternehmen wie ihre Inhaber:innen: „Claudias Beauty Oase“, „Malerbetrieb Olaf Schmidt“ oder „Büroservice Sandra Meyer“. Die Möglichkeiten von Unternehmen in der Kindheitsphase werden begrenzt durch die Leistungsfähigkeit der Inhaber:innen. Früher oder später sind diese Grenzen erreicht – erkennbar an der völligen Überlastung der Firmeneigner. In dieser Situation bleiben zwei Möglichkeiten: die Selbstständigkeit wird beendet oder man holft sich Hilfe.

Unternehmen, die die zweite Möglichkeit wählen und sich Hilfe in Form von ersten Mitarbeitenden holen, treten in die Entwicklungsphase des Heranwachsens ein. Gesucht werden entweder Personen, die den Inhabern die Arbeit abnehmen, die sie nicht mögen oder nicht können. Oder es werden Personen mit den selben Qualifikationen wie die Inhaber eingestellt, damit sie diesen bei der Arbeit helfen können. In beiden Fällen streben Inhaber:innen ein Ziel an: endlich wieder mehr Zeit für die eigene Facharbeit zu bekommen. Im Laufe der Zeit wird der Inhaber feststellen, dass seine Mitarbeiter ihre Aufgaben anders erledigen, als er das tun würde. Gängige Symptome dafür sind Kundenbeschwerden oder internes Chaos. Die Folge ist oft, dass abgegebene Aufgaben entweder wieder zurückgenommen oder zumindest ständig kontrollieren werden.

Im Stadium des Heranwachsens besteht unser Alltag in der Firma oft aus enorm vielen Arbeitsstunden, weil wir zu unserer eigentlichen Facharbeit immer wieder Rettungseinsätze gegenüber Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden fahren müssen. Nicht selten wird dieser Geschäftsalltag begleitet von wirtschaftlicher Unsicherheit, von Stillstand und Frust. Stagnation, wirtschaftliche Unsicherheit, permanentes Chaos und häufige Frustmomente sind also untrügliche Anzeichen dafür, dass wir mit unserem Business erneut an eine Entwicklungshürde gestoßen sind, die wir aus eigenen Kräften nicht überwinden können.

Im Gegensatz zu Firmen im Entwicklungsstadium der Kindheit oder des Heranwachsens, werden ausgereifte Unternehmen oft von Beginn an als ausgereifte Unternehmen geplant.

Es ist also keineswegs so, dass die Phase des Heranwachsens automatisch zur Entwicklung eines ausgereiften Unternehmens führt. Lass uns einmal betrachten, welche Merkmale ein smartes, ausgereiftes Unternehmen von den anderen beiden Unternehmensstadien unterscheidet.

Typische Merkmale eines ausgereiften Unternehmens?

Der entscheidende Unterschied zwischen einer Firma im Kindheits- oder Heranwachsenden-Stadium und einer wirklich ausgereiften Firma ist, wie die Inhaber:innen ihr Unternehmen betrachten. Inhaber:innen ausgereifter Unternehmen betrachten ihr Business aus der Unternehmerperspektive. Inhaber:innen kleiner Firmen im Stadium Kindheit oder Heranwachsend betrachten ihre Unternehmen aus einer Expertenperspektive.

Reife Unternehmer sehen ihre Firma selbst als das Produkt – nicht die Waren oder Dienstleistungen, die ihre Firma anbietet. Sie haben die Vogelperspektive inne und sehen ihr Unternehmen als großes Ganzes: als einen Mechanismus – oder besser – als einen Organismus, der externe Ergebnisse erzeugt. Ergebnisse, die die Kunden wünschen. Businessinhaber, deren Firmen in den ersten beiden Entwicklungsphasen stecken, sehen ihr Unternehmen als einen Ort, an dem Arbeit verrichtet wird, um interne Ergebnisse zu erzeugen – zum Beispiel ein Einkommen für sie selbst.

Ein weiteres Merkmal ausgereifter Unternehmen ist, dass am Anfang ein klares Bild von der Zukunft steht. Mit diesem Zukunftsszenario kommt die Unternehmerin in die Gegenwart und handelt so, dass es Schritt für Schritt Realität wird. Im Gegensatz dazu starten Selbstständige in der Expertenperspektive in der Gegenwart und arbeiten auf eine Zukunft hin, die sie nicht kennen – stets in der Hoffnung, dass etwas Gutes dabei herauskommt.

Inhaber ausgereifter Unternehmen verstehen ihr Business also als eine große Einheit, die aus lauter Einzelteilen zusammengesetzt ist. Aus Sicht des Fachexperten hingegen existieren jede Menge Einzelteile, die er zu einem Ganzen zusammenpuzzelt.

Der Fachexperte ist eben genau das: eine Fachkraft, ein Wissender, der seine Energie aus der Bestätigung seiner Expertise durch die Kunden oder Mitarbeiter zieht. Reife Unternehmer:innen sind Unwissende, Neugierige, Lernende. Folgerichtig finden wir in ausgereiften Unternehmen eine innovative Firmenkultur vor, die geprägt ist von hoher Fehlertoleranz. Eine Kultur, in der Mitarbeitende dazu ermuntert werden, eigene Wege auszuprobieren und Verantwortung für ihre Arbeitsergebnisse zu übernehmen.

Fahrplan zur Entwicklung eines ausgereiften Unternehmens

Nachfolgend möchte ich dir einen Überblick geben, welche Schritte notwendig sind, um eine wirklich ausgereifte Firma zu erschaffen. Der amerikanische Autor Michael E. Gerber hat in seinem Buch „The E-Myth Revisited“^*) einen groben Fahrplan dafür beschrieben, den ich dir vorstellen möchte. Als ich zum ersten Mal von dieser Herangehensweise erfahren habe, konnte ich die Logik jedes einzelnen Schrittes direkt nachvollziehen. Und aus der Erfahrung mit meinen bisherigen Unternehmen sehe ich dieses Vorgehen als überaus wirkungsvoll an. Deswegen ist es exakt der Plan, den ich selbst für die Entwicklung von Impact Makers anwende.

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Hier sind die sieben Stationen im Fahrplan zur Entwicklung deines ausgereiften Unternehmens:

1. Gewinne persönliche Klarheit: dein Zielszenario
2. Leite dein unternehmerisches Ziel aus deinem Zielszenario ab
3. Entwickle deine Organisationsstrategie
4. Entwickle deine Managementstrategie
5. Entwickle deine Führungsstrategie
6. Entwickle deine Marketingstrategie
7. Entwickle deine Systemstrategie

Schritt 1 + 2: Unternehmerisches Fundament

Die Schritte 1. und 2. nenne ich das unternehmerische Fundament. Wenn wir verstanden haben, dass unsere Firma ein Werkzeug sein soll, mit dessen Hilfe wir das Leben unserer Träume erschaffen, dann offenbart sich sofort, was hinter diesen beiden Schritten steckt. Im ersten Schritt geht es nur um dich. Was ist dir wichtig? Was möchtest du haben? Wie möchtest du sein? Das sind Fragen, die wir uns in diesem Schritt stellen können. Das Ziel ist, absolute Klarheit über uns selbst zu gewinnen. Wenn wir Klarheit haben, sind wir bestens gerüstet, um unser eigenes Leben und damit auch unsere unternehmerischen Abenteuer aktiv zu gestalten.

Unser persönliches Zielszenario bildet auch die Grundlage für unser unternehmerisches Ziel. Erinnere dich: du bist nicht deine Firma. Deine Firma soll dir zu dem Leben verhelfen, das du dir wünschst. Also kannst du deine unternehmerischen Ziele so definieren, dass sie dich zu deinem persönlichen Zielszenario führen. Bestandteile des unternehmerischen Ziels sind zum Beispiel finanzielle Aspekte wie Zielumsatz und Zielertrag ebenso wie unsere Unternehmensvision und das Warum? unserer Firma.

Schritt 3: Organisationsstrategie

Schritt 3. ist ein Schritt, der in vielen kleinen Unternehmen eine riesige Wirkung erzeugen kann. Es geht darum, sich auf Papier Gedanken dazu machen, welche Organisationsstruktur die Firma haben wird, wenn sie einmal „fertig“ ist. Der Schritt mag unsinnig erscheinen, wenn wir allein oder zu zweit sind. Doch auch und gerade dann birgt er ein immenses Entwicklungspotenzial für unser Unternehmen. In dem wir uns Gedanken über Arbeitsergebnisse und Verantwortungen für diese Ergebnisse machen, können wir uns zum einen von der Arbeit im Unternehmen mental distanzieren und zum anderen schaffen wir die Grundlage dafür, unsere Firma von einzelnen Personen inklusive uns Inhabern unabhängig zu machen.

Schritt 4: Managementstrategie

Im vierten Schritt geht es darum, eine Managementstrategie zu entwickeln. Dabei geht es nicht darum, hochausgebildete und teure Top-Manager mit Business School Abschlüssen anzuheuern. Das Ziel in diesem Schritt ist, ein Managementsystem zu erschaffen, das soviel Managementarbeit wie möglich automatisiert. So ein Managementsystem kann im einfachsten Fall aus einer Sammlung von Checklisten und HowTo-Videos für Mitarbeitende bestehen, die verbindlich für die jeweiligen Aufgabenbereiche gelten.

Schritt 5: Führungsstrategie

Eng verbunden mit dem Managementsystem ist Schritt Nummer 5, das Entwickeln einer Führungsstrategie. Jeder Unternehmer steht irgendwann vor der Frage: Wie schaffe ich es, dass meine Leute das tun, was ich will und wie ich es will? Die kurze Antwort darauf ist: Du schaffst es nicht. Du kannst deine Leute niemals dazu zwingen, etwas zu tun, was sie nicht wollen. Was du tun kannst ist, ein Umfeld zu erschaffen, in der deine Leute von sich aus das Bedürfnis haben, ihren Job so auszuführen, wie du es wünschst. Wie die Menschen in deiner Firma wertgeschätzt und in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützt werden, das definierst du in deiner Führungsstrategie.

Schritt 6: Marketingstrategie

Im sechsten Schritt erschaffen wir eine Strategie für das Marketing. Dreh- und Angelpunkt in Sachen Marketing sind unsere Kunden. Deswegen dürfen wir beim Entwickeln unserer Marketingstrategie alles vergessen, was uns selbst betrifft: unsere Ziele, unsere Vision, einfach alles – bis auf unsere wichtigen Werte. Entscheidend ist herauszufinden, wer unsere idealen Kunden sind und welche unterbewussten Bedürfnisse unsere Kunden haben. Denn die Entscheidung, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu kaufen, findet stets im Unterbewusstsein unserer Kunden statt. Das Unterbewusstsein wird stark durch Emotionen beeinflusst. Mit unserer Marketingstrategie zielen wir also darauf ab, die von unseren Kunden gewünschten Emotionen zu erzeugen.

Schritt 7: Systemstrategie

Schritt 7 ist die Entwicklung einer Strategie für unsere Geschäftssysteme, also die einzelnen Teilsysteme, aus denen unser Unternehmen besteht. Wir können drei Arten von Geschäftssystemen unterscheiden: physische Systeme (z.B. Produktionsanlagen, Computernetzwerk), abstrakte Systeme (z.B. Software, das Verkaufssystem) und Informationssysteme, die Informationen über die ersten beiden Systemtypen bereitstellen (z.B. Kundenanfragen-Report, Einnahmen-Ausgaben-Report) .

Kleine Schritte für großen Erfolg

Kern der Ideen von Michael Gerber ist, dass die Entwicklung einer spezifischen Unternehmenskomponente – also eines Geschäftssystems unserer Firma – stets einem kontinuierlichen Kreislauf aus drei Aktivitäten folgt:

1: Innovation entwickeln

2: Innovation quantifizieren

3: Innovation verankern

In Konzernen und Großbetrieben kennt man ein ähnliches Vorgehen unter dem Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – oftmals auch synonym mit der japanischen Philosophie als Kaizen bezeichnet. Dahinter steckt die Idee, ein bestehendes System in kleinen Schritten fortlaufend zu verbessern. Lass mich dieses Vorgehen anhand eines Beispiels skizzieren. Viele Mitarbeitende in Ladengeschäften begrüßen ihre Kunden mit der Frage „Kann ich Ihnen helfen?“. Ist dir diese Frage auch schon gestellt worden? Bestimmt ist sie das. Welche Antwort werden sie darauf regelmäßig erhalten? Wenn ich nicht tatsächlich einen konkreten Artikel suche sondern ein wenig stöbern und mich inspirieren lassen möchte, dann fühle ich mich mit dieser Frage eher unwohl. Meine Antwort wird lauten: „Nein danke, ich schaue mich nur ein wenig um.“ – Chance verpasst. Anstatt mich gezielt zu Artikeln zu führen, die mein Interesse wecken könnten, hat das Verkaufspersonal den Kommunikationsdraht zu mir gleich am Anfang verloren.

Wie könnte eine andere Frage an einen Besucher im Ladengeschäft lauten? Zum Beispiel „Guten Tag, waren Sie schon einmal bei uns im Geschäft?“. Nun habe ich zwei Antwortmöglichkeiten. Lautet meine Antwort: „Ja, vor ein paar Wochen war ich schon einmal hier“, dann kann die Person hinterm Verkaufstresen mir entgegnen: „Prima, wir haben gerade eine Aktion für unsere Kunden ins Leben gerufen. Auf alle Artikel im Sortiment X gibt’s diese Woche einen Rabatt von Y. Möchten Sie sehen, welche Artikel darin inbegriffen sind?“ Wenn ich auf die zu Beginn gestellte Frage antworte: „Nein, ich bin heute das erste Mal hier“, kann die Antwort des Personals lauten: „Prima, wir haben gerade eine Aktion für Neukunden ins Leben gerufen…“

Dieser kleine Innovation im Verkaufssystem kann möglicher Weise eine große Wirkung erzielen. Probieren wir das also einmal eine definierte Zeit lang konsequent aus. Um zu lernen, ob das funktioniert, müssen wir das Kundenverhalten messen. Dazu brauchen wir Vergleichswerte. Wir können also vorab für zwei Wochen zählen, wie viele Menschen unser Geschäft betreten haben und wie viele Menschen davon etwas gekauft haben. Dann starten wir unser Experiment für ebenfalls zwei Wochen und zählen erneut. Hat sich die Kaufrate spürbar erhöht, dann können wir diese kleine Innovation ab sofort in unsere Checkliste „Begrüßung von Ladenbesucher:innen“ aufnehmen und all Mitarbeitenden im Verkauf darauf einschwören.

Innovation entwickeln Innovation quantifizieren Innovation verankern

Mit diesen drei Aktivitäten sorgen wir fortlaufend dafür, dass unser Geschäft auch in einer sich stetig wandelnden Umwelt erfolgreich bleibt.

Fazit

Du hast nun einen Fahrplan zur Entwicklung deines ausgereiften Unternehmens kennengelernt. Außerdem hast du erfahren, dass die Entwicklungsarbeit an einem Geschäftssystem in kleinen, iterativen Schritten stattfinden kann. Wenn du dieses Vorgehen in die DNA deiner Firma einbaust, dann erschaffst du eine flexible Organisation, die auch für zukünftige Anforderungen gerüstet ist. Diese strategische Arbeit an den Geschäftssystemen ist es, wenn ich davon spreche, dass besonders erfolgreiche Unternehmer:innen an ihren Unternehmen arbeiten und weniger in ihren Unternehmen.